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Información que le brinda la contabilidad. Contabilidad

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Capítulo 1


Las funciones básicas de la administración son tres:


  • Actuar

  • Controlar

  • Tomar decisiones



Para esto necesita información que le brinda la contabilidad.


Contabilidad: Es la tecnología que mediante el registro ordenado y cronológico de los hechos económicos realizados por la empresa, permite brindar información útil para la toma de decisiones y control sobre los recursos y obligaciones de la empresa.

Objetivos: Brindar información y control de gestión


Ejercicio económico: período comprendido en la medición de resultados de la gestión de la empresa.


Para analizar las funciones de la contabilidad habría que relacionarlas con los ejercicios económicos:


  • Anteriores: efectuando análisis comparativos

  • Presente: permitiendo determinar su situación económica, patrimonial y financiera.

  • Futuro: proyectando los Estados Contables.


Estados contables: medios de información sobre la situación económica, patrimonial y financiera de la empresa.


Capítulo 2


Ecuación Patrimonial Fundamental Estática


Se denomina estática porque estamos considerando solamente la estructura patrimonial de la empresa en el momento que ésta se constituye.

^ ACTIVO = PASIVO + CAPITAL SOCIAL

Ecuación Patrimonial Fundamental Dinámica


Cuando la empreza, que es un ente dinámico, comienza a realizar hechos económicos, el patrimonio de la misma se transforma como consecuencia de la aparición de los resultados de esas operaciones: Ganancias y Pérdidas.

^ ACTIVO = CAPITAL SOCIAL + GANANCIAS - PÉRDIDAS




ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO NETO

PATRIMONIO NETO = CAPITAL SOCIAL + GANANCIAS – PERDIDAS


Activo= Recursos / Bienes y Derechos


Fuentes de estos recursos (Financiación):


Pasivo= Capital Ajeno

Patrimonio Neto= Capital Propio


De la Ecuación Fundamental Dinámica se deduce que:


^ PATRIMONIO NETO = ACTIVO - PASIVO

Resumiendo:


El patrimonio de la empresa es igual a todo lo que tiene menos lo que debe


Capítulo 3


Cuenta: Es el medio que se utiliza para poder exponer contablemente en el Libro Diario, lo que le va sucediendo a la empresa a lo largo de su vida comercial.

Es el instrumento básico del registro contable.

La importancia de las cuentas radica en que éstas van modificando el patrimonio de los entes según los distintos registros que con las mismas se realicen.

Libro Diario: Es el documento obligatorio que debe llevar la empresa para registrar sus hechos económicos.


Clasificación de las cuentas


Por su Naturaleza


  • Patrimoniales


Las cuentas patrimoniales son todas aquellas que reflejan los distintos componentes del patrimonio de una empresa


    • Patrimoniales del Activo


Son las que representan los bienes tangibles e intangibles y derechos a favor de la empresa.


    • Patrimoniales del Pasivo


Son las que representan las deudas y obligaciones a cargo de la empresa.


    • Patrimoniales del Patrimonio Neto


Capital Social: Representan el aporte de los socios.



  • De Resultado


Las cuentas de resultado son todas aquellas que muestran las variaciones cuantitativas que se producen en el patrimonio de una empresa.


    • De Resultado Positivo o Ganancia


Son las cuentas que producen aumentos en el Patrimonio Neto de la empresa.


    • De Resultado Negativo o Pérdidas


Son las cuentas que registran una disminución en el Patrimonio Neto de la empresa.


  • Regularizadoras o Correctoras


Son todas aquellas que llevan el valor de las cuentas que están corrigiendo a un importe más cercano a su realidad económica.


    • Regularizadoras del Activo

    • Regularizadoras del Pasivo




  • De Movimiento


Son todas aquellas cuentas que se utilizan en el registro contable durante el ejercicio, debido a la información que brindan, si bien no aparecen en los estados contables dado que se refunden en una cuenta principal a fin de ejercicio económico.


Por su Contenido


  • Analíticas o Simples.


Ej. Deudores por Ventas – García S.A.

Esta cuenta representa el derecho a cobrarles a cada uno de sus clientes por ventas realizadas en cuenta corriente.



  • Sintéticas o Colectivas


Ej. Deudores por Ventas

Esta cuenta representa el derecho a cobrar en cuenta corriente que posee la empresa sobre todos sus clientes.


Por su Agrupamiento


  • Compuestas


Ej. “Créditos por Ventas”

Esta cuenta representa todos los derechos a cobrar que posee la empresa en relación con su actividad principal.


  • Recompuestas


Ej. Activo

Esta cuenta representa todos los bienes y derechos que posee la empresa.


Capítulo 4


Método de la Partida Doble


^ ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO NETO



ACTIVO = CAPITAL SOCIAL + GANANCIAS - PÉRDIDAS




ACTIVO + PERDIDAS = CAPITAL SOCIAL + GANANCIAS

Características:

  • Como mínimo deben usarse 2 cuentas en el registro contable

  • Los importes registrados en las cuentas deben balancear, es decir, la suma de los importes registrados en el “Debe”, tendrá que ser igual a la suma de los importes consignados en el “Haber”.



Activo Inicial + Activo (+) + Pasivo (-) + PN (-) = Pasivo Inicial + PN Inicial + Activo (-) + Pasivo (+) PN (+)


Función del “Debe” = Función del “Haber”


Es decir:


^ ACTIVO + PERDIDAS = PASIVO + CAPITAL SOCIAL + GANANCIAS


Debe = Haber


Por lo tanto, las cuentas de pérdida se debitas y las cuentas de ganancia se acreditan


Capítulo 7


Variaciones Patrimoniales: Son aquellos cambios producidos en el patrimonio de un ente como consecuencia de la actividad económica que desarrolla para le logro de sus objetivos.


Clasificaciones


  • De origen: Representan los aportes de capital efectuados por los socios.




  • Patrimoniales Permutativas: Hacen variar el Patrimonio Neto en forma cualitativa.

A+ A- ; A+ P+ ; P- P+ ; P- A- ; PN- PN+


  • Patrimoniales Modificativas: Hacen variar el Patrimonio Neto en forma cuantitativa. Siempre intervienen cuentas de resultado.




    • Modificativas Positivas:




    • Modificativas Negativas




      • Patrimoniales Mixtas: Hacen variar el Patrimonio Neto en forma cuantitativa y cualitativa.



    • Mixtas Positivas




    • Mixtas Negativas


Capítulo 8




Comprobantes Comerciales: Son los documentos que evidencian los hechos económicos realizados por la empresa.


Clasificación:



    • Internos: Son los comprobantes emitidos por la empresa para ser utilizados dentro de la misma.




    • Externos: Son aquellos emitidos por la empresa hacia terceros y de terceros hacia la empresa.


Importancia:


    • Dan origen a la registración contable

    • Constituyen un medio de prueba frente a terceros.

    • Verifican la exactitud de los registros contables.

    • Identifican a las personas intervinientes.


Documentos


  • Orden de compra


Es el comprobante a través del cual el comprador efectúa un pedido de mercaderías al proveedor


Ejemplares: Se extiende por duplicado. El original es enviado al proveedor y sustenta la confección del remito y la factura. El duplicado queda en poder del comprador y éste permite:

- Controlar que las mercaderías enviadas por el proveedor junto con el remito original, se adapten a las solicitadas en cuanto a cantidad y calidad.

- Verificar que el original factura emitida por el proveedor respete las condiciones de venta.



  • Remito


Es el comprobante que acompaña las mercaderías vendidas en el momento de su entrega al comprador, especificando la cantidad y la calidad de la misma.


Con el remito el comprador:

      • Justifica el ingreso de mercaderías

      • Controla la factura correspondiente

Con el remito el vendedor:

      • Justifica la salida de las mercaderías

      • Emite la factura correspondiente.


El remito conformado manifiesta el perfeccionamiento del hecho económico, del cual, surge para el comprador la obligación de pagar y para el vendedor el derecho a cobrar.


  • Factura


Es el comprobante que el vendedor o prestador de servicios en su caso, confecciona o emite una vez que las mercaderías se entregaron o el servicio fue prestado. En este momento, el cliente registra su compromiso de pago y el vendedor su derecho a cobrar.


  • Ticket


Es un comprobante que el vendedor emite cuando se realiza una compraventa al contado, por gastos menores.


  • Nota de Débito


Es el comprobante que la empresa vendedora o prestadora de servicios envía a su cliente, donde le comunica que ha debitado o cargado un determinado importe en su cuenta corriente por el concepto que en él se indica.


  • Nota de Crédito


Es el comprobante que la empresa vendedora o prestadora de servicios envía a su cliente donde le comunica que ha acreditado o descargado en su cuenta corriente un determinado importe por le motivo en él indicado.


  • Orden de Pago


Comprobante interno, emitido por le departamento contable al sector tesorería, para que éste proceda ala cancelación de una deuda, generalmente con la emisión de un cheque de la firma.

Sirve también como medio de control interno para verificar que los pagos realizados por tesorería hayan sido correctamente imputados.


  • Cheque


Es una orden de pago pura y simple, librada contra un banco, en el cual el librador tiene fondos depositados a su orden en cuenta corriente bancaria, o autorización para girar en descubierto.


Formas de extender el cheque:


  • Al portador: se emite sin indicar le beneficiario, con la cláusula “Al portador” o sin ella. Se puede transmitir por su simple entrega, sin necesidad de endoso.

  • A favor de una determinada persona: Se emite consignando el nombre del beneficiario, con la cláusula “A su orden” o sin ella. El chef ue se transmite por vía del endoso.




  • A favor de una determinada persona con la cláusula “No a la orden”: Se emite consignando el nombre del beneficiario con el agregado de la clausula indicada, lo cual significa que el banco solo lo paga a la persona cuyo nombre figura en el cheque. No puede transmitirse por endoso.




  • Cheque cruzado: Éste cheque nunca puede ser cobrado en ventanilla y solo es posible hacerlo efectivo mediante su depósito en un banco. También puede endosarse.

      • General

      • Especial

  • Cheque certificado o Confirmado: Es el cheque que el banco girado puede certificar a pedido del librador o de cualquier portador, debitando de la cuenta la suma necesaria para pagarlo.

La certificación garantiza que el cheque será pagado por el término de 5 días hábiles bancarios. Si vencida la certificación el cheque no se cobra, el banco acredita en la cuenta del librador el importa reservado, transformándose en “cheque común”.


  • Cheque imputado: es aquel que el librador o portador enuncia al dorso del mismo el destino del pago, indicando en forma precisa y concreta la deuda que se quiere cancelar con la correspondiente firma.




  • Cheque para acreditar en cuenta: es aquel por le cual el librador o el portador pueden prohibir que el banco lo pague en dinero, insertando al frente la cláusula “Para acreditar en cuenta”




  • Pagaré


Es una promesa escrita, por la cual una persona se compromete a pagar a otra persona, una suma cierta de dinero, en una determinada fecha


  • Recibo


Es un comprobante de pago en el cual una persona reconoce haber recibido de otra un determinado importe, con el objeto de cancelar parcial o totalmente una deuda pendiente. Es el medio de prueba fundamental sobre el que se justifica la efectivización de un determinado pago.


  • Boleta de depósito


Es el comprobante que una entidad bancaria extiende como constancia de haber recibido un importe determinado de valores (efectivo y/o cheques) en concepto de depósito, para ser acreditada en la cuenta del titular.


  • Minuta Contable


Es el comprobante interno que se utiliza para registrar asientos en el Libro Diario. Generalmente se prepara cuando la emperra


Capítulo 10


Amortización o Depreciación de Bienes de Uso.


Concepto: Los Bienes de Uso se utilizan en la empresa durante varios ejercicios económicos, dado que no están destinados a la venta y no desaparecen con el primer uso. Pero a medida que va transcurriendo el tiempo van sufriendo una pérdida de valor.

Ésta pérdida de valor se debe a diferentes causas:

  • Desgaste del bien que se produce por su utilización normal.

  • Uso continuo del bien

  • Daño extraordinario

  • Obsolescencia, es decir, la pérdida de valor por la incorporación de nuevas tecnologías.


Bienes de uso: Los Bienes de Uso son tangibles que la empresa utiliza para llevar a cabo sus actividades de producción, comercialización y administración y no están destinados a su venta.

Algunas cuentas que componen los Bienes de Uso:

  • Inmuebles

  • Muebles y Útiles

  • Rodados

  • Maquinarias

  • Instalaciones




    • La pérdida de valor se refleja en una cuenta de resultado negativo. Por ejemplo, “Amortización de Muebles y Útiles”. Y la contrapartida de ésta cuenta es una cuenta que refleja la disminución de valor acumulado del bien a través del tiempo (No la depreciación física del mismo). Por ejemplo, “Amortización Acumulada de Muebles y útiles”. Éstas son cuentas Regularizadoras del Activo y se exponen restando del bien al cual corrigen.




    • Vida útil: Puede variar, lo importante es que la vida útil asignada al bien corresponda a su desgaste económico y refleje su verdadera pérdida de valor.




    • Cuota de amortización: Se calcula teniendo en cuenta el valor del bien en el Activo y los años de vida útil asignada.


Cuota de amortización = Valor del bien en el Activo



Años de vida útil


Este método para calcular la amortización se denomina “Cuota Constante”, en “Línea Recta” o “Lineal”, porque todos los años el importe de la depreciación, es el mismo.


  • Valor residual: Es el valor que tiene el bien luego de restarle las amortizaciones acumuladas.


Ej. Rodados 30.000

Amort. Acumul. Rodados (18.000)

Valor Residual 12.000

  • Contabilización de la venta de Bines de Uso




  • Venta y Reemplazo



Descuento de Documentos en Bancos


En algunas circunstancias, la empresa necesita adelantar el cobro de los documentos y no esperar a sus respectivos vencimientos. En este caso puede recurrir a descontar el documento en una entidad financiera o bancaria.

Ésta operación se denomina “Descuento de Documentos”. La misma genera costos financieros que son comisiones e intereses que cobra el banco por la financiación otorgada, es decir, por adelantar el dinero desde el momento que recibe el documento hasta el vencimiento del mismo.

La empresa entrega el documento (previo endoso del mismo) al banco, el cual adelanta los fondos, depositándolos en la cuenta corriente de la misma y el cliente (firmante) deberá levantar el documento al vencimiento en el banco correspondiente.





Banco RÍO Cuenta Corriente X

Intereses Pagados por Adelantado X

Comisione Bancarias X

Documentos Descontados en Bancos X


Puede observarse que la cuenta “Documentos a Cobrar” no se registra, sino que se utiliza la regularizadora para mostrar la disminución del activo y la situación contingente o de posible compromiso del ente con el Banco, si el firmante del pagaré no lo levantara a su vencimiento. Se comprueba entonces, que también por medio de la cuenta regularizadora queda reflejado este hecho en la registración contable.

Llegada la fecha de vencimiento, el cliente de la empresa debería presentarse al banco para levantar el documento, pero si no cumpliera con su obligación, el Banco procedería a debitar el importe del pagaré de la cuenta corriente de la empresa, devolviéndole el pagaré vencido e impago para que gestione la cobranza a su respectivo cliente.


Por lo tanto cuando se contabiliza el descuento de un documento de terceros, debe quedar reflejado:


  • El aumento de los fondos en la cuenta corriente bancaria por el importe neto de intereses y comisiones

  • Los intereses pagados por adelantado por el tiempo que transcurre entre la fecha del descuento y el vencimiento del documento

  • Las comisiones bancarias

  • La disminución de los documentos a cobrar.

  • La contingencia con el banco a través de una cuenta regularizadora del activo denominada “Documentos Descontados en Bancos”


Podría leerse de esta manera: el documento está en el banco, no es crédito para la empresa porque le banco tiene derecho a cobrarlo; pero hasta el vencimiento la empresa no puede darlo de baja porque tendría que pagarlo si el cliente no lo hace.


Al vencimiento del documento se pueden presentar dos situaciones:


  • El cliente levanta el documento

D

D

Documentos Descontados en Bancos X


Documentos a Cobrar X


Intereses Bancarios Perdidos X


Intereses Pagados por Adelantado X



  • El cliente no levanta el documento, por lo tanto el banco debita los fondos de la cuenta corriente







Documentos Descontados en Bancos X

Documentos a Cobrar X


Documentos Vencidos Impagos X


Banco Río Cuenta Corriente X


Intereses Bancarios Perdidos X


Intereses Pagados por Adelantado X


La cuenta “Documentos Vencidos Impagos” es patrimonial del Activo, no es una pérdida ya que aún tiene el derecho a cobrarlo.


Endoso de Documentos de Terceros a Proveedores


Los Documentos a Cobrar que la empresa tiene en cartera pueden entregarse a proveedores u otros acreedores en parte de pago o para cancelar deudas con ellos. Esta operación se concreta endosando el pagaré a favor del proveedor quien al vencimiento cobrará el importe del documento.


Para la registración se utiliza una cuenta correctora del Activo “^ Documentos Endosados a Proveedores” para disminuir el saldo del documento a cobrar y mostrar la situación contingente con el proveedor hasta el vencimiento. Si el cliente no levanta el documento al vencimiento, la empresa debe cancelarlo, es decir, pagar el importe del documento al proveedor.



Tanto la cuenta “Documentos Descontados En Bancos” como “Documentos Endosados a Proveedores” se acreditan cuando se descuentan o endosan, y se debitan al vencimiento.



Incobrabilidades


  • Método Directo


Cuando por determinadas razones, un crédito se torna incobrable, es decir no hay posibilidades para su cobro, debe darse de baja la cuenta de Activo en la cual figure y reflejar la correspondiente pérdida.





Deudores Incobrables X

Deudores por Ventas X






  • Método Indirecto. Previsión para Deudores Incobrables.


Si al cierre del ejercicio económico, el cobro de un crédito se considera muy dudoso o poco probable, debería reflejarse para que no figure en el Balance como un crédito en condiciones normales de cobro.

No es correcto dar de baja directamente a la cuenta de Activo donde figura el crédito porque se anularía el saldo y no se mostraría el posible problema, por lo tanto se utiliza una cuenta correctora del Activo llamada “Previsión para Deudores Incobrables” para disminuir el saldo perteneciente al rubro “Créditos”.




Quebrantos Estimados Futuras Incobrabilidades (R-) X


Previsión para Deudores Incobrables (Reg. Act) X




Como su nombre lo indica, la cuenta “Quebrantos Estimados para Futuras Incobrabilidades” expresa un resultado negativo estimado, pero dadas las condiciones del crédito con muchas probabilidades de incobrabilidad, es correcto que ese resultado negativo quede registrado en el ejercicio que se cierra, es decir, el que dio origen al crédito y no cargarlo al próximo ejercicio, cuando se produzca la incobrabilidad real.


  • En el caso que la incobrabilidad real sea mayor que le monto estimado se debe utilizar previsión por el monto constituido en su totalidad, quedando saldada la cuenta “Previsión para Deudores Incobrables”. Y el resto debe reflejarse como pérdida por incobrabilidad en la cuenta “Deudores Incobrables” Afectando dicho resultado negativo únicamente al ejercicio actual en la diferencia que se produzca entre la previsión y la incobrabilidad real..





Previsión para Deudores Incobrables X

Deudores Incobrables X

Deudores por Ventas X





  • En el caso que la incobrabilidad real sea menor que le monto estimado se debe utilizar el importe de la incobrabilidad, quedando un saldo sobrante en la cuenta “Previsiones para Deudores Incobrables”.




Previsión para Deudores Incobrables X

Deudores por Ventas X




Si al cierre del ejercicio quedara un saldo de previsión sin utilizar, se debe recuperar el mismo para mostrar la ganancia proveniente de una menor incobrabilidad a la estimada el año anterior.


Ajustes

Periódicamente se controla la información contable comparando los saldos registrados en los Libros de la empresa con recuentos físicos de bienes pertenecientes a la misma, como dinero, mercaderías, muebles y útiles y otros.

A través de la comparación entre ambos saldos, se determina si existen diferencias, las cuales pueden obedecer a diferentes motivos:


  • A diferencias momentáneas, que se solucionan simplemente con el transcurso del tiempo




  • Otras en cambio, se deben corregir porque vienen de errores u omisiones, lo que obliga a la empresa adecuar los registros contables a la realidad




    • Arqueo de caja


Es el recuento del dinero en efectivo que hay en la empresa en un determinado momento.

El resultado del mismo se compara con el saldo de la cuenta “Caja” a ese mismo momento.


      • Sobrante de Caja (R+)

      • Faltante De Caja (R-)




    • Recuento Físico de Mercadería


Es la toma de inventario de las mercaderías que tiene una empresa a un momento dado.

El producto del mismo se compara con el saldo que surge de la cuenta “Mercaderías” en ese momento.


  • Diferencia de Inventario (R+) (R-)



Fondo Fijo


Representa un monto determinado para hacer frente a los gastos menores que no pueden ser pagados con cheques. Por ejemplo, viáticos, gastos de papelería menores, gastos de refrigerio, gastos de correo, de ferretería, de limpieza, etc.



  • Características:




    • Todas las cobranzas de la empresa se depositan en el día

    • Posee un lugar fijo

    • Normalmente se utiliza la cuenta “Recaudaciones a Depositar” en lugar de “Caja”

    • Para renovarlo se establece una política, puede ser periódica, por importe, por fecha, etc.




      • Fondo Fijo


Patrimonial del Activo – Saldo Deudor


  • Representa: El monto que la empresa destina para hacer frente a sus gastos menores




  • Se Debita: Cuando se crea el fondo fijo o cuando se aumenta el mismo.




  • Se Acredita: Cuando disminuye, es decir, cuando se considera excesivo el fondo fijo y se decide reducir el monto del mismo o cuando se cancela.





Fondo Fijo X


Banco XX Cuenta Corriente X

Creación



Banco X Cuenta Corriente X

Fondo Fijo X

Disminución


Gastos de Librería X


Viáticos X

Banco X Cuenta Corriente X

Reposición




Conciliación Bancaria


Es la comparación de los saldos contables de la empresa con los suministrados por terceros para cotejar el estado de sus respectivas cuentas

Se puede realizar con Bancos, Clientes, Proveedores y otros.


      • La Conciliación Bancaria es el procedimiento que explica las diferencias existentes entre la contabilidad de la empresa y lo informado por el Banco del extracto bancario.



Hoja de Trabajo





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